小さな商売にとって、デジタル化とは何を指すのか

日曜の夜です。常連のお客さまから、先月いくら使ったかと尋ねられました。売上は毎回書いているので、答えが帳面にあることは分かっています。そこでページをめくり始めます。帳面は正しい。ただ、めくり終えるまでに時間がかかり、それでも一週間分を見落とすかもしれません。

その差が、あなたの規模の商売にとってのデジタル化です。帳面は情報を持っています。内容も正しい。ただ、探しにくいだけです。デジタル化とは、いま続けている作業を、一ページずつ、一枚ずつ、調べられて、確かめられて、判断に使える情報へ変えていく作業のことです。

この言い方が何を含んでいないかにも注目してください。アプリを買え、とは言っていません。パソコンを買え、とも、人を雇え、とも言っていません。それらは後から来ることもあり、一度も必要にならないこともあります。

あなたは例外的な存在でもありません。フィリピン統計庁と貿易産業省の集計では、登録事業所1,241,476件のうち99.63パーセント、つまり1,236,908件が中小零細企業です。そして国全体の雇用の62.4パーセントを担っています。デジタル化という言葉は、本来こうした商いを指すはずのものです。

ありません。ソフトは後から役に立つ道具であって、デジタル化そのものではありません。変わるのは、あなたの記録にできることのほうです。調べられる、確かめられる、判断に使える。

順番が大事な理由があります。ソフトは、自分に合わせて一日の流れを変えることを求めます。けれども、空いた午後はなく、任せられる相手もいません。最初の一歩が、整ったデータと毎日の手入れを前提にした新しいプログラムなら、たいていそこで止まります。あなたが至らなかったからではありません。順番が逆だったからです。

順番を入れ替えてください。道具ではなく、問いから始めます。「先月あの人はいくら使ったか」を知りたいと決まっていれば、その答えに近づく手はすべて正しい手です。ページを一枚撮ることかもしれませんし、週末に合計を書き足すことかもしれません。帳面はそのまま残します。

ソフトが必要になったときには、あなたが選んだ理由があって入ってきます。書き出しておいた問いの一つに答えるからです。そのときは、「その問いに答えたか」という具体的な物差しで判断できます。

思っているより多くが記録です。帳面は記録です。カメラロールにたまった領収書の写真も記録です。仕入先が価格を確認してくれたやり取りも記録です。契約書を入れたフォルダも記録です。

ばらばらなのは、あなたの落ち度ではなく、ふつうの状態です。貿易産業省が委託した2022年の調査では、回答した400社の中小零細企業のうち23パーセントが業務にデジタルの道具をまったく使っておらず、51パーセントはメールや文書作成といった基本的な道具だけを使っていました。

何が記録かの見分け方は簡単です。商売についての問いに答えられるなら、それは記録です。納品書の写真は「火曜日に何が届いたか」に答えます。一通のメッセージは「いくらで話がついたか」に答えます。

デジタル化が働きかけるのは、この散らばりのほうです。付けることではなく、見つけることです。必要なものは、すでにほとんど記録されています。足りないのは、問いが立ったときに取り出せることだけです。

問いはすぐ実務的になります。常連は月にいくら使っているか。どの品が毎回いちばん早く切れるか。未回収はいくらで、いつからのものか。今月、家賃は全戸そろって入ったか。

問いのそれぞれが判断につながります。先月これだけ買ってくれたと分かれば、その人がいつも買う品を取り置けます。毎週切れる品があると分かれば、早めに多めに頼めます。毎月遅れる相手がいると分かれば、そのつもりで資金を回せます。「判断に使える」とは、画面いっぱいの図表のことではなく、次の一手のことです。

全部の問いに一度に答える必要はありません。一つの答えを今週使うだけで、その週の進み方が変わります。うまくやっている商売も、一日でそうなったわけではありません。一つずつ答えて、答えが積み上がったのです。

できるかどうかを決めるのは規模ではありません。2024年のOECDの調査では、進んだデジタルの道具を使う割合は、零細で19パーセント、小規模で25パーセント、中規模で21パーセントでした。この数字が示しているのは道具の普及であって、能力ではありません。自分の店についての問いに一つ答えるのに、進んだ道具は要りません。

この章が残していく技術は一つです。今日は答えられない問いを、書き出すこと。目標ではなく、計画でもなく、問いです。問いが先に来るのは、その後のすべての手が、実際に尋ねた何かに答えるためです。

やり方はこうです。10分かかります。必要なのは紙とペンだけです。

1. 紙を一枚とり、上にこう書きます。「今日は答えられない問い」。 2. 今日は答えられない問いを三つ書きます。実際の問いにしてください。日曜の常連は先月いくら使ったか。未回収は今いくらか。どの在庫がいちばん早く切れるか。 3. 三つを読み返し、今月いちばん役に立つものに丸をつけます。いちばん大きい問いではなく、いちばん役に立つ問いです。 4. その紙を、帳面と同じ場所に置きます。

丸をつけた問いが、始まった仕事です。次に帳面を開くとき何を探すか、どの写真を撮っておく価値があるか、週末にどの合計を書き足すかが、そこから決まります。まとまった時間は要りません。問いは、一日のすきまに収まります。

次に同じことを尋ねられたとき、あなたは何を探せばよいか正確に分かっています。それが、置いてあるだけの記録と、使える情報との違いです。紙も帳面もそのままです。ただ、狙いが定まっています。